Beleidsprestatie - Een duurzame informatievoorziening en digitalisering
Mede door de coronacrisis is onze manier van werken blijvend veranderd: tijd- en plaatsgebonden- en samenwerken vindt niet alleen fysiek, maar ook digitaal of in hybride vorm plaats. Dit vraagt aanpassingen in de digitale infrastructuur, hard- en software voorzieningen, het beheer en organisatie van alle data en informatie, goede ondersteuning en een gericht ontwikkel aanbod. Het vereist ook blijvende inspanning om aan het wenselijke en vereiste veiligheidsniveau te blijven voldoen.
Sinds 2005 luiden inspectierapporten regelmatig de noodklok over het digitale archiefbeheer. Met telkens dezelfde waarschuwing: het digitale gereedschap is verouderd, goede archivering is belangrijk, de urgentie moet nadrukkelijk worden onderkend en te veel tech-optimisme. Onze organisatie is onderdeel van een groter maatschappelijk probleem, ook het Rijk, gemeenten en overige provincies ondervinden deze problematiek. Daarbij neemt de stroom aan informatie, data en opslag enorm toe en vraagt de wetgeving rond privacy, digitale toegankelijkheid en transparantie steeds meer van de organisatie en onze medewerkers. We besteden daarom onverminderd aandacht aan bewustwording, gebruikersvriendelijkheid en coaching. Maar er is meer nodig om onze informatievoorziening op niveau en daarmee toekomstbestendig te krijgen. In 2023 is gestart met het programma informatietransitie, gebaseerd op de ‘visie op een toekomstbestendig informatiebeheer’ uit 2022. Hiervoor is in 2024 budget gereserveerd van € 5 mln. Er wordt verwacht een bedrag van 0,7 mln uit 2023 mee te nemen naar 2024 op basis van verplichtingen na Europese aanbesteding.
Digitalisering heeft een fundamentele impact op onze samenleving en hoe we onze doelen realiseren. Nieuwe wetgeving met digitale componenten beïnvloedt diverse interne werkprocessen en externe communicatie. Het heeft directe invloed op al onze beleidsdomeinen en disciplines. We zien duurzame informatievoorziening en digitalisering als cruciale middelen om onze provinciale ambities te verwezenlijken, waarbij we de inwoners en de samenleving centraal stellen. Informatiegedreven werken wordt steeds meer een integraal onderdeel van ons dagelijks werk.
Kwaliteit van beleid, uitvoering en efficiency nemen toe door data- en informatiegedreven werken, evenals de aandacht voor de ethische aspecten. De digitale wereld verandert snel. We gaan extra aandacht besteden aan leren en ontwikkelen om zo kennis te hebben van de nieuwste technieken en hun toepasbaarheid (zoals artificiële intelligentie (waaronder ChatGPT) en virtual/augmented reality) om onze beleidsdoelen efficiënter en effectiever te blijven realiseren. Belangrijk daarbij is dat we, naast aandacht voor vernieuwing, ook blijven investeren in de governance en het beheer van alle data en informatie.
Bovenstaande ontwikkelingen zijn onderdeel van een grotere beweging. Onze systemen zijn gebouwd en ingericht op uitgangspunten uit het begin van deze eeuw en passen niet bij een moderne organisatie die werkt in opgaven, die wendbaar en flexibel wil zijn en in nauwe interactie met haar omgeving opereert. We staan voor de opgave om onze ICT systemen, ons informatiebeheer en onze manier van werken aan te passen aan het huidige digitale tijdperk. Dit zal de komende jaren steeds meer zichtbaar worden in onze begroting. We moeten ons realiseren dat het hier niet alleen gaat om kosten, maar dat het ook iets oplevert zoals een informatiepositie in het maatschappelijk veld, beter onderbouwd en effectiever beleid en efficiency.